XXXXX公司财务会计档案管理系统
项目总结验收报告
一、项目概述
（一）项目背景
当前XXXXX公司共享财务系统无电子档案，全部为纸质档案，档案装订及保存的成本大，存在遗失的风险。为满足国家财政部、档案局下达的第79号令《会计档案管理办法》和XXXXX公司集团关于下发《电子会计档案管理办法》的制度规范要求，将属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存,形成电子会计档案，有利于工作中会计档案的管理利用，延长档案生命周期，降低纸质档案遗失风险，为此，亟需建立相关财务会计档案管理系统（采用“北京量子伟业信息技术股份有限公司会计档案系统”）。
（二）项目内容
XXXXX公司财务会计档案管理系统项目建设的主要内容为：
1.制度规范体系建设
根据《企业电子文件归档和电子档案管理指南》和《会计档案管理办法》（79号令）的规范要求，全面梳理XXXXX公司集团会计档案管理的现状，参考国家标准和行业标准规范，构建适用XXXXX公司财务会计档案管理的制度规范体系。
2.电子会计档案管理系统建设
根据XXXXX公司财务系统“以SAP（NC）系统为核心，以CE报账系统为桥梁，各财务系统之间相互联动，实现数据无缝对接。”的规划。本次项目财务会计档案管理系统建设主要包含财务会计档案管理系统平台、财务会计档案接口平台、电子文件“四性”检测服务、OCR识别服务。
（三）项目目标
1.建设符合国家法律法规及公司制度要求的财务会计档案管理系统。通过与SAP系统（NC系统）、CE系统、合同管理系统、全税种管理系统的无缝集成，全面实现XXXXX公司会计档案全生命周期的电子化、规范化管理，减少纸质凭证打印量，实现降本增效与节能环保。
2．利用新的理念、新的技术、新的方法来进行实践会计电子档案管理系统，逐步改变传统的档案管理模式，向档案的电子化、集约化、多用户、超远程、综合性全方位集中式的现代管理模式发展。通过科学管理和使用新技术，充分挖掘电子档案资源的价值，由此提升档案部门整体的业务价值和协同工作能力。
（四）项目组织架构
XXXXX公司财务会计档案管理系统项目立项之后，公司领导非常重视，并将财务会计档案管理系统列为公司财务信息化的重要项目之一。为此，公司成立了专门的项目领导小组和项目实施工作小组，由XXX任领导小组组长，XXX任副组长，全力保障项目的组织管理能力。
项目实施工作小组下设业务组、技术组，由XXX任组长，XXX任副组长，统筹推进项目工作的具体落实。其中，业务组组员包括XXXXX公司集团财务及档案条线的相关人员，支持会计档案梳理等业务相关工作；技术一组依托XXXXX公司信息公司建立，组员包括信息公司负责SAP系统、CE系统、NC系统、全税种系统、明源系统、大象系统、OA系统、统一平台等各外围系统的技术人员，支持会计档案管理系统与各外围系统的对接；技术二组组员来自国内知名软件开发商，负责制度规范体系的制定和财务会计档案管理系统的建设。项目组各组员分工明确，职责清晰，定期召开项目进度沟通会，沟通项目建设情况，及时解决项目推进过程中遇到的问题，通力协同，积极稳妥推进试点项目的建设。
（五）项目实施过程
为了确保财务会计档案系统的建设成果，本项目主要分为两个阶段完成：
1.一阶段（.05—.09）
2.二阶段（.09—.11）
（六）会计档案管理系统功能设计及功能项实现
会计档案管理系统主要由档案收集、保管、利用、鉴定和统计等功能模块组成，实现了对会计档案“收、管、存、用”的管理目标；同时为了方便各项功能的管理和拓展，增加了系统管理功能模块，具体的功能设计如下：
1、文件收集
2、档案整理
3、档案保管
4、档案利用
5、档案鉴定
6、档案统计
7、档案移交
8、系统管理
二、项目建设成果
（一）制度规范体系建设
根据《企业电子文件归档和电子档案管理指南》和《会计档案管理办法》（79号令）的规范要求，全面梳理XXXXX公司集团会计档案管理的现状，参考国家标准和行业标准规范，构建适用太平财险财务会计档案管理和符合未来发展的规章制度及标准规范体系。
宏观上，依据新形势下会计档案工作的要求，完善相关管理制度。根据业务发展实际，对公司级制度《会计档案管理办法》进行全面修订，进一步明确会计档案管理体制和业务规范，将会计档案管理能力提升到新高度。
微观上，针对业务板块实际情况，重新梳理会计档案的分类和归档范围，形成《会计档案分类规范》和《会计档案归档范围及保管期限表》，指导会计档案的收集工作，明确了承担会计档案管理的部门和人员的职责，实现对会计档案管理工作的管控和指导；针对电子会计档案的管理工作，新编了《会计档案数字化规范》、《电子会计档案元数据规范》、《电子会计档案存储规范》、《电子会计档案四性检测方案》和《电子会计档案管理应急预案》等工作规范文件，为信息化建设工作提供规范指导依据；新编《电子会计档案管理系统运行维护管理手册》和《财务会计档案管理系统“三员”管理办法》，为系统的稳定运行提供制度保障。
随着会计档案管理制度、规范和标准体系的形成，可实现太平财险各部室、下属各单位档案管理工作的规范化，可实现上下级业务管控和指导，可从上到下形成良好的管理机制，解决目前档案工作中存在的问题，全面提升管理水平。
（二）归档范围与保管期限梳理
根据《会计档案管理办法》（79号令）的规范要求，重新梳理XXXXX公司会计档案的归档范围，划定保管期限，XX%的会计资料已全部实现电子文件归档，具体如下：
（三）财务会计档案管理系统建设
1.与业务系统、电子签章系统无缝集成
财务会计档案管理系统实现了与上游系统，包括SAP、NC、CE、明源、全税种和影像在内的业务系统及电子签章系统的无缝集成。各业务系统将需归档的电子文件进行PDF封装，经过电子签章系统加盖电子签章后，与元数据和影像文件打包成归档信息包（SIP包），推送至接口中间库。
会计档案管理系统从中间库中获取待归档文件的SIP包并解析，同时对其中电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性进行检测，将通过“四性”检测的电子文件归档到会计档案管理系统。如“四性”检测不通过，则将检测失败信息推送至接口中间库，业务系统根据失败信息可以重新整理上传。
（1）系统集成
（2）中间库建设
财务会计档案管理系统通过中间库实现与上游业务系统的对接，中间库作为业务系统和会计档案管理系统沟通的桥梁，能实现在线和离线两种环境下对待归档文件的接收。对于在线接收，每月10日开始各业务系统通过接口完成SIP包的推送；而当系统离线时，可以通过装在特定电脑上的SDK工具，将待归档的电子文件封装成SIP包，然后调用中间库的离线收集功能，将此归档信息包上传至中间库，实现电子文件的离线收集。
（3）财务会计档案管理系统接口设计
财务会计档案管理系统通过接口接收来自上游业务系统的归档信息包并对归档信息包进行解析，同时调用电子文件“四性”检测系统对待归档的电子文件进行真实性、完整性、可用性和安全性检测。验证通过后，将数据归档到财务会计档案管理系统；而验证不通过的数据则回写中间库的批次信息，业务系统对应错误代码，更正归档信息包和批次信息。
（4）归档文件“四性”检测
在电子文件收集归档环节，要对其进行真实性、完整性、可用性和安全性检测。财务会计档案管理系统在读取解析SIP包的过程中，对载体、封装包、元数据和电子文件自动进行“四性”检测并生成相应的检测报告，验证通过的数据自动归档到系统中。
2.规范、高效的会计档案管理系统
（1）归档
会计档案管理系统自动捕获业务系统推送的归档信息包，通过电子文件“四性”检测后，将数据写入档案系统中。同时，根据凭证、单据和发票的关联关系，系统每月15号自动完成电子凭证的组件工作。
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（2）组卷
档案工作人员通过扫码枪扫描实体凭证上的条形码或手动输入凭证号，实现实体档案与电子档案的关联，同时根据业务规则，进行组卷操作。对于X个月以上未进行组卷的文件，档案系统后台自动进行组卷。线上组卷完成的会计档案会自动生成案卷和卷内文件信息，并提供带有案卷条形码的记账凭证封面的打印，以供线下实体组卷使用。
（3）入库
入库后的档案由档案管理员整理装盒，会计档案管理系统提供打印盒封面、盒背脊和盒内备考表功能，盒封面上有对应盒号的条形码，对于实体档案而言，有利于建立纸质和电子档案的关联关系。
（4）利用
会计档案管理系统的检索功能为会计档案的利用提供了极大的方便。用户可根据检索条件，快速查找到所需查阅的会计凭证、账簿、报告、单据等档案，并能够进行原文和元数据的快速查看。
会计档案系统与OA系统的对接，能够方便借阅人在OA系统中发起借阅申请，并在OA系统中流转审批。审批通过后档案管理员登录档案系统根据借阅期限及范围配置借阅权限并通知借阅人，借阅人即可借阅所需电子会计档案。借阅完毕后或者借阅期限到期，借阅人的借阅权限自动失效，不可继续借阅会计档案，需要再次发起申请才可以重新赋权。这个过程将借阅申请和审批从线下转移到线上，不仅极大地方便了会计档案的借阅申请，减少了申请时间，提高了工作效率，而且借阅权限和期限的配置，借阅档案的数字水印等技术保障了档案在借阅过程中的安全。
3.系统上线效益分析
（1）保管成本降低
会计档案管理系统的上线，实现了档案管理的电子化，减少档案的实体库房占用与其产生的保管费用。据统计，根据年数据估算每年可节省纸质档案3万盒，米排架。
（2）整理流程简化
简化会计档案整理流程，省去到总账系统导出清单、打印凭证等手续，简化了40%左右的线下整理流程。
（3）打印耗材减少
由于减少了实体文件的打印，所以大大减少纸质打印的需要，每年节省打印耗材的费用可达上百万元。根据年数据估算，平均每年可减少打印凭证及附件约万张，每年节省耗材费用达万元。
（4）利用效率提高
超期保管的档案可在线移交综合档案室；档案查找、借阅申请从线下转为线上操作，节省申请和审批时间，提高工作效率。
4.项目试点经验总结
经过本次试点项目实施的实际情况，总结了如下的经验：
（1）实施电子文件归档和电子档案管理，首先需要对上游的业务系统进行数据梳理和部分流程改造。
我们本次项目能较为顺利地实施和上线运行，得益于公司业务成熟规范，财务系统层次分明、功能完善。包括SAP系统、NC、CE系统、明源系统、OA系统、大象系统等在内的主要业务系统给电子文件的形成办理提供了可靠的来源，并能保障电子会计文件的规范。通过梳理这些业务系统中的信息资源，能够很清晰的得到需要归档的电子文件及其关联关系，方便了电子文件归档。
在数字资源方面，根据79号令要求，能够线上形成办理的，不进行线下处理。从而极大地规范了电子文件的形成办理，保证电子文件的“四性”。
信息公司和第三方公司在技术上提供了二次开发支持。XXXXX公司信息是XXXXX公司集团下属的信息科技公司，对业务系统软件精通，与第三方公司能够为业务系统归档和流程改造提供开发支持
在试点项目实施的过程中，我们严格执行79号令与电子签名法等法律法规，并将规范前置到业务系统，从源头保障电子文件的“四性”。
（2）应基于电子文件全生命周期进行“四性”保障。
在形成办理阶段，通过对业务系统进行流程改造，并与电子签章系统无缝集成，进而使元数据采集和电子文件形成办理更加规范；
在收集归档阶段，严格按标准规范对电子文件进行封装和“四性”检测。
在档案管理阶段，基于角色进行系统权限与数据权限划分，使业务处置过程更加规范，保障了档案的真实性、完整性、可用性和安全性。
在档案长期保存阶段，系统按照行业标准DA/T48进行XML封装，同时进行“四性”检测，并做好迁移与备份管理。
（3）电子文件的长期保存管理需要对文件格式进行管理，需要对元数据和电子文件进行封装管理，做好数据的线上、线下备份，确保数据的安全与长期可用。
将电子文件的元数据与文件格式的规范前置到业务系统中，提升资源质量，便于归档文件的收集管理。同时，严格按照DA/T48规范进行文件和元数据的封装管理，不被系统绑架。为了保障电子档案的安全，必须做好备份工作，同时做好线上的备份与离线备份的管理。
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