打造档案管理流水线?厉害的企业,其实都有流程化思维!
如何应用档案管理系统,为企业档案管理工作打造一条高效流水线?下面就以实际应用情况为例,为大家介绍一下企业档案管理系统中的流程化应用。
随着企业数字化和智能化转型的形势来临,企业的档案管理模式,纷纷由原来的纯线下+纸质文档管理,过渡到线上+线下、电子与纸质文档集成管理。
然而,即使借助了信息化技术手段,档案管理工作中仍存在着许多老大难:
数量多:企业每天产生数以百计的销售合同、技术文件、员工档案……归类处理耗费大量人力;
调动久:档案存储位置不统一,调动和移交所需时间长,影响业务和管理效率;
查找难:存档方式不标准,几个月、几年后想提取档案资料时难以查找…
繁杂的档案管理工作,造成了极大的管理成本,甚至影响着企业的信息流动和知识创新。如何打造一条档案管理的流水线,让档案管理不囿于业务类型、文档种类,成为可复制的高效生产线?流程化、标准化是关键。
以万宝集团、星群药业等企业正在使用的会博通综合档案管理系统为例,借助会博通的流程化归档功能,企业可分布式进行档案录入,即由各职能部门发起流程,把纸质文档扫描录入系统,形成实物档案与电子信息一一对应的电子档案库,再提交流程移交归档入库;管理人员收到流程后,即可在系统对档案进行集中统一管理。
归档全程通过系统流转,依照统一既定标准实施,真正实现流程化处理。这其中又有几个重点:
清晰分类
企业进行档案采集时,需将档案进行标准化分类,这是高效整理的第一步。
会博通档案管理系统,可适应各行业个性化的档案分类需求,无论是合同类、产品类、人事类、经营管理类还是与自身业务息息相关的业务档案,能够根据企业需求个性化配置,实现标准分类。
统一管理
为了提高效率和避免风险,大型企业内往往配置专业档案管理部门,进行统一管理。
在会博通档案管理系统内,档案管理人员可通过追踪、处理档案相关流程,如归档、借阅、归还等,来完成档案的规范管理。在卡片式的流程管理界面,即可清晰查阅档案处理进度等信息。
系统同时支持电子档案、纸质档案、实物档案。企业可通过电子档案集中存储、实体档案分布式存放的模式,实现电子档案与实体档案的集成统一管理。
便于定位
在档案生成后,企业在会博通档案管理系统内为其生成专属条形码、电子标签以及
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